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Conservazione sostitutiva per una gestione dei documenti semplice, efficace ed economica

Gentili Lettori,
negli ultimi anni il settore del commercio al dettaglio ha visto un’ampia diffusione dell’uso delle tecnologie che ha riguardato ogni fase dell'attività commerciale: dall’ordine fornitori alla vendita, dal riordino del magazzino ai programmi di fidelizzazione, ecc.
Tale apertura alla tecnologia deriva dalla consapevolezza che un'impresa commeciale moderna debba avvalersi di un sistema informativo efficiente, che velocizzi i processi e garantisca la massima produttività.
Esiste oggi un’ulteriore procedura informatica, non ancora molto diffusa nel retail, che rappresenta un indiscusso valore aggiunto per il punto vendita: la conservazione sostitutiva.
Scopriamone gli importanti vantaggi e le possibilità di applicazione.
 
Buona lettura!
 

Che cos'è la conservazione sostitutiva?

Innanzitutto è importante capire a cosa ci si riferisce quando si parla di conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva è una procedura regolamentata dalla legge italiana che permette alle aziende di archiviare tutti i documenti, anche quelli con valenza giuridica e fiscale, in formato elettronico eliminando i documenti cartacei.
La conservazione sostitutiva ha dato valore legale al documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo e permettendo così alle aziende di trasformare il patrimonio documentale in un funzionale e pratico archivio digitale.
In generale i vantaggi riconducibili alla conservazione sostitutiva sono:
 
- Tempi di ricerca e di reperibilità dei documenti di gran lunga inferiori rispetto ai sistemi tradizionali
- Riduzione dei costi legati alla drastica diminuzione dei documenti stampati
- Riduzione degli spazi fisici e dei relativi costi per la conservazione dei documenti su carta
- Ottimizzazione dei processi aziendali
 

Perchè la conservazione sostitutiva può essere utile per la gestione di un punto vendita?

 
Le applicazioni di gestione elettronica dei documenti possono essere utilizzate per molteplici settori e servono a ridurre il volume dei documenti che confluiscono in amministrazione.
Mediante la conservazione sostitutiva si possono ad esempio gestire efficacemente i documenti contabili che, grazie a un Decreto del Ministro dell' Economia e delle Finanze, si possono conservare ed esibire sotto forma di documenti informatici ai fini fiscali.
Tutti i punti vendita mensilmente accumulano centinaia di documenti contabili (fatture, DDT) che per legge devono essere conservati in azienda per almeno 10 anni. La conservazione sostitutiva permette di sostituire gli smisurati archivi cartacei con un comodo e agevole archivio digitale.
La procedura è semplice:
 
- qualora il fornitore decida di emettere fatture elettroniche, deve precedentemente chiedere il consenso del cliente ed è tenuto ad apporre su ciascuna fattura il riferimento temporale, per attestare la data, e la firma digitale per garantire l’autenticità e l’integrità del contenuto,
- se il fornitore continua ad emettere fatture su supporto cartaceo, o le trasmette tramite e-mail con obbligo di stampa, una volta ricevute il punto vendita può conservare in modalità sostitutiva le fatture analogiche. Infatti, a seguito della scansione e indicizzazione delle stesse, basta effettuare la procedura di conservazione sostitutiva e le fatture digitali avranno valore giuridico e fiscale.
 
In tal modo ci si libera della carta eliminando con essa i costi di stampa e spedizione, i costi e tempi di archiviazione, riducendo il numero di documenti persi e i tempi di reperimento delle fatture, ecc.
Oltre ai documenti contabili, la conservazione sostitutiva può essere impiegata anche per altre tipologie di documenti. Alcuni esempi sono bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa), libro giornale, e-mail e PEC (qualora si avesse necessità che la email inviata/ricevuta abbia valore legale), ecc.
 
 

Software Design propone

 
Software Design propone all’interno della suite Papiro Planet un software per la Conservazione sostitutiva dei documenti cartacei che rispetta tutte le procedure imposte dalla legge. Qualora si desiderasse è disponibile anche il software di fatturazione elettronica perfettamente integrato in Market Manager III.
Software Design promuove la diffusione della conservazione sostitutiva in quanto ne riconosce l’indubbia efficienza gestionale e il miglioramento che avrebbe il punto vendita in termini di produttività e immagine aziendale.
 
Vi informiamo che il 12 e 13 Febbraio Software Design sarà presente con uno stand allo SMAU Bari presso la Fiera del Levante. Smau è il più importante momento d'incontro tra i principali fornitori di soluzioni ICT, gli imprenditori, le pubbliche amministrazioni e il mondo del canale ICT: un appuntamento in cui vengono raccontate tutte le principali novità in ambito tecnologico e le connesse implicazioni per il business derivanti dall'adozione di tecnologie digitali.
 
Vi aspettiamo!