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Papiro Advanced Protocol - PROTOCOLLO INFORMATICO

Il modulo di protocollo informatico permette di protocollare tutti i documenti in entrata e in uscita, certificandoli e assegnando loro un numero progressivo secondo i requisiti di legge (DPR 428/98). Il protocollo informatico è costituito dalle seguenti fasi:

Registrazione di protocollo
La funzione di registrazione attribuisce al documento un numero di protocollo e consente, attraverso un’apposita maschera, di inserire in archivio altre informazioni aggiuntive riguardanti il documento (data, mittente/destinatario, oggetto, assegnatario, autore, ecc.), alcune delle quali obbligatorie.
Il numero di protocollo è rappresentato dalla coppia di dati formata da un numero progressivo e dall’anno di competenza.

Certificazione
Con la registrazione di protocollo è  possibile conservare in maniera cronologicamente ordinata tutti documenti ufficiali dell’azienda così da certificare l’esistenza del documento almeno a partire da una certa data nel caso di documenti ricevuti.

Assegnazione documento protocollato
Il modulo di protocollo informatico consente l’assegnazione al destinatario dei documenti protocollati. La notifica avviene mediante posta elettronica standard. L’assegnazione può assumere due modalità diverse: l’assegnazione per competenza e  per conoscenza ad uno o più destinatari.

Riservatezza
Con il modulo di protocollo informatico i documenti sono accessibili ai soli utenti che risultano esserne i destinatari per conoscenza o per competenza; in quest’ultimo caso il destinatario ha facoltà di effettuare un’ulteriore assegnazione del documento ad altri utenti.